Chức năng “Gửi bưu điện” - Lập hồ sơ giấy thủ công, sử dụng iBHXH™ để báo gửi bưu điện





Giới thiệu chung:

Chức năng “Gửi bưu điện” hỗ trợ đơn vị ghi nhận thông tin hồ sơ giấy đã lập và thực hiện gửi bưu điện đến đóng gói, lấy bì thư giao cho cơ quan BHXH để xử lý, sau khi có kết quả xử lý hồ sơ, bưu điện sẽ nhận lại hồ sơ này từ cơ quan BHXH và gửi trả về cho đơn vị. Người dùng có thể kiểm tra tình trạng giao nhận hồ sơ từ đơn vị qua bưu điện, chuyển đến cơ quan BHXH và từ cơ quan BHXH chuyển trả cho bưu điện để gửi về đơn vị.


Hướng dẫn thực hiện:

Bước 1: Lập hồ sơ giấy ở bên ngoài, tạo thông tin hồ sơ gửi bưu điện:

Sau khi đã lập bộ hồ sơ giấy để nộp cho cơ quan BHXH (đơn vị tự lập theo mẫu biểu của cơ quan BHXH hoặc từ phần mềm khác), ngườ dùng khởi động bộ sản phầm TS24pro, đăng nhập vào ứng dụng iBHXH™, vào mục “QLHS kê khai” > “Hồ sơ bưu điện” > “Thêm mới hồ sơ”.



Nhập thông tin tên Hồ sơ/Quy trình, kỳ kê khai và ngày lập > nhấn “Ghi nhận (Insert)” > nhấn “Lưu” để lưu lại thông tin hồ sơ vừa tạo.



Đánh dấu chọn thông tin hồ sơ, nhấn chọn“Gửi bưu điện”.



Trong ngày nếu đơn vị lập nhiều hồ sơ, có thể chọn gửi bưu điện nhiều lần, những hồ sơ này sẽ được gộp chung vào 1 bì thư hoặc tách riêng từng bì thư khác nhau, khi nhấn chọn “Gửi bưu điện” sẽ xuất hiện thông báo “Bưu điện đã xuống lấy hồ sơ chưa?”, người dùng tuỳ chọn theo 1 trong 2 trường hợp sau:

- Đã lấy (1): thông tin bộ hồ sơ sẽ được tách riêng thành bi thư mới, có số bì thư riêng.

- Chưa lấy (2): thông tin bộ hồ sơ sẽ được gộp chung với bộ hồ sơ trước đó đã thực hiện gửi bưu điện.




Lưu ý: nội dung này hướng dẫn cho đơn vị 2 cách tạo bì thư để giao cho bưu điện, một là đơn vị muốn nộp toàn bộ hồ sơ chung trong 1 bì thư, hoặc đơn vị muốn nộp hồ sơ riêng từng bì thư cho cơ quan BHXH, tuỳ trường hợp mà người dùng lựa chọn thực hiện theo nội dung hướng dẫn trên.


Thực hiện thành công sẽ có hiển thị thông báo từ ứng dụng cho người dùng.



Bước 2: In nhãn bì thư chứa bộ hồ sơ để gửi bưu điện.

Thực hiện gửi bưu điện xong, người dùng double click vào biểu tượng trong cột “In nhãn”, xuất hiện thông tin nhãn bì thư có số bì thư và mã vạch, người dùng in nội dung này ra và dán trên bì thư trước khi giao cho nhân viên bưu điện.




Bước 3: Kiểm tra tình trạng giao nhận hồ sơ.

Để kiểm tra tình trạng hồ sơ đã được chuyển đi đến đâu hoặc khi nào thì đơn vị nhận lại kết quả xử lý từ cơ quan BHXH, nhấn “Kiểm tra kết quả”, sau đó double click vào biểu tượng tại cột “Chi tiết quá trình” để xuất hiện bảng thông tin quá trình giao nhận hồ sơ từ đơn vị qua bưu điện gửi đến cơ quan BHXH và ngược lại.





(Có thể tải file đính kèm nội dung hướng dẫn này về máy tính người dùng để lưu trữ và tham khảo).


Trân trọng!